O poder das planilhas eletrônicas: por que usar o Excel no dia a dia

Quando se fala sobre programas de computador, é difícil não lembrar do Microsoft Office e de seus programas, que fizeram (e ainda fazem) parte do cotidiano de muitas pessoas, principalmente do Word, PowerPoint e Excel, embora este último, lançado em 1987, costume ser visto de maneira um pouco diferente.

Por se tratar de um programa desenvolvido para trabalhar com planilhas, que às vezes são complicadas de montar, preencher, configurar e entender, sua imagem pode não ser tão positiva, mas o potencial do Excel é simplesmente enorme.

Nós separamos alguns motivos que provavelmente farão com que você tenha vontade de usar o programa verde do Office, ou ao menos dar uma nova chance a ele. Acredite: isso pode te ajudar muito!

Quais são as aplicações do Excel?

As mais diversas que você pode imaginar, não apenas nas tradicionais planilhas de negócios, mas também para outras finalidades. Algumas das principais são as seguintes:

Calculadora

Nosso celular tem uma calculadora, mas sabe aquelas situações em que você quer deixar armazenado todos os números que entram no cálculo? Pois bem, o Excel pode quebrar esse galho de uma maneira bem simples!

Para isso, escolha uma célula, acesse o menu de funções e clique em soma. Depois, clique e arraste sobre as células em que você digitará os números e confirme com o enter. Então, é só digitar os números e ter a resposta na célula selecionada!

Elaboração de gráficos

Montar um gráfico com precisão é uma tarefa que pode ser um pouco complicada, mas não com o Excel, já que ele permite transformar linhas e colunas em belos e explicativos gráficos.

Quando tiver os dados em uma planilha, dispostos em suas respectivas linhas e colunas, basta selecioná-los, clicar no menu “inserir” e escolher a opção de “gráfico”.

Depois, é só seguir as instruções que aparecerão na tela e, em questão de segundos, você terá gráficos em barras, linhas, pizza ou em outros formatos, o que deixa as informações mais simples de serem compreendidas.

A magia do excel na sua vida

Controle de inventário

Essa é uma atividade trabalhosa, mas que pode ser bem facilitada com o uso do Excel. A partir do momento que a planilha tiver sido criada, basta editá-la com as informações necessárias.

Para isso, basta criar colunas para o nome dos produtos, quantidade, valor, data de validade (caso haja), lote e demais informações que desejar. Então, preencha os dados abaixo de acordo com cada item do inventário e mantenha-o sempre atualizado.

Certamente, a opção é mais vantajosa e prática do que contar com cadernos e blocos de notas em papel, ou seja, vale a pena investir um pouco de tempo para criar o documento e, depois disso, desfrutar de sua praticidade.

Calendários

Se você quer ter um calendário simples, prático e totalmente personalizado, o Excel é a plataforma ideal para sua criação, onde é possível escolher tudo o que quiser, desde as cores e a fonte até as divisões de tempo entre cada atividade.

Com tantas tarefas e compromissos, os calendários virtuais são uma mão na roda, e ter um modelo desenvolvido especialmente de acordo com as suas necessidades é uma vantagem e tanto.

Checklists

Seja para a lista de compras do supermercado, os livros que você pretende ler no ano ou os países que quer visitar na vida, os checklists estão entre as alternativas preferidas, e é possível (e muito simples) criar um no Excel.

Crie pelo menos duas colunas: uma com as caixas de seleção e a outra com os itens desejados (pode acrescentar informações adicionais, caso deseje). Então, é só preencher conforme necessário para manter tudo organizado ou, se preferir, imprimir e levar a lista para onde precisar.

Registro de tempo

Tomar nota do tempo investido em cada atividade pode melhorar poderosamente sua produtividade, e a praticidade do Excel permite que você tenha os dados à sua disposição e atualizados imediatamente, de acordo com o que preencher.

Comece com seus dados pessoais e prossiga com os seguintes campos: total de horas de uma semana comum, horas trabalhadas, horas fixas e horas extras. Embaixo, então, crie espaços para colocar as datas, a hora que entrou, quando foi para o almoço, quando voltou e quando foi embora.

Depois disso, é só colocar as fórmulas nas respectivas células, somar as horas trabalhadas, subtrair o horário de almoço e ter um controle preciso do tempo investido no desempenho de suas atividades.

Registros em geral

Você pode registrar tudo o que quiser, como calorias consumidas em um dia, despesas em um final de semana, jobs realizados como freelancer ou qualquer outra atividade, e atualizar essa planilha durante um bom tempo, sem receio de perder os dados nela presentes.

Não há limitações nessa questão, ou seja, você pode registrar absolutamente tudo o que quiser, sem precisar recorrer a um caderno que pode ser perdido ou esquecido justo naquele momento que você mais precisa.

Bônus: acesso na nuvem

Embora não seja uma funcionalidade propriamente dita, esse é um recurso fundamental: o acesso e a edição dos arquivos pela nuvem, disponível para os usuários do Office 365, que foi lançado em 2011.

Mediante o pagamento de uma assinatura, você tem acesso às funcionalidades online, além de outros recursos disponibilizados pela Microsoft, como atualizações de recursos, instalação em diferentes computadores e notebooks e uso dos aplicativos em celulares e tablets.

Ao ter os arquivos na nuvem, você pode não apenas acessá-los de onde estiver, como também compartilhar com amigos, família ou colegas de trabalho. Assim, é possível que todos visualizem ou editem as planilhas, de acordo com as permissões concedidas pelo proprietário do arquivo.

Alternativa: Google Sheets

O uso do Excel é possível através do Office 365 (assinatura) ou das versões avulsas, como Office 2016 e 2019, por exemplo. Porém, quem procura por alternativas gratuitas e tão funcionais quanto encontra no Google Sheets uma bela ferramenta.

Ela pode ser acessada em computadores, tablets e smartphones através de sua conta do Google. Nos computadores, o Sheets é usado por meio do seu navegador, enquanto há apps próprios para os dispositivos móveis.

Os arquivos também podem ser salvos na nuvem, compartilhados e editados pelas pessoas autorizadas, o que se transforma como uma boa opção para o Excel, com recursos e interface bem similares e a vantagem de ser gratuito.

Incorpore o Excel na sua rotina!

É até natural que algumas pessoas não se sintam tão confortáveis com esse programa, já que sua interface pode remeter a algo muito complicado, o que felizmente não é verdade. Logo, você tem tudo o que precisa para começar a utilizá-lo a qualquer momento.

Para aumentar seus conhecimentos sobre Excel, você pode investir em um curso de informática básica, o que ajudará bastante a saber como extrair o máximo de seus recursos. Com isso, você estará totalmente preparado para aproveitar cada célula e coluna do Excel da melhor maneira possível!

Texto: Beatriz Souza Link Building na SEO Marketing