A disseminação do trabalho remoto ao longo de 2020 está acelerando a automação digital na área de recursos humanos e deve impulsionar em 45% o volume de projetos de admissão digital em relação ao previsto para 2021.
Segundo estimativas da Flexdoc, especialista em automação de workflow com processamento inteligente de imagens, a tendência é que grandes e médias empresas comecem a adotar processos robóticos para o controle de pessoal para fazer frente ao aumento do “turn-over” e ao teletrabalho crescente. Entre as mudanças já em curso está a substituição dos processos manuais de admissão de colaboradores pelo modelo de “onboarding digital”.
“Atividades como o cadastramento, a checagem da grande lista de documentos, a verificação biométrica, a análise grafotécnica e a validação dos dados (com fontes públicas e privadas) passam a dispensar a presença física do colaborador e a abolir o tráfego de malotes”, afirma Virgílio Rocca, diretor da Flexdoc para a região Sul-Sudeste.
Fácil como abrir uma conta digital
Antes mais disseminado em processos de contratos de seguros e banco digital, como a abertura de contas correntes e o registro de apólices através do smartphone, o conceito de onboarding digital envolve várias camadas do fluxo de documentos. Com o emprego de uma API, no momento da admissão é feita a captura de dados transacionais a partir de fotografias dos documentos e selfs enviadas pelo usuário de via aparelho móvel.
Mesmo utilizando fotos sem grande definição, os novos leitores de caracteres gráficos baseados em inteligência artificial conseguem extrair os dados dessas imagens, preencher formulários eletrônicos de forma automática e alimentar a retaguarda analítica para a autenticação e cruzamento dos dados.
Entre as funcionalidades da extração inteligente está a verificação de conformidade gráfica dos documentos com bibliotecas históricas dos órgãos emissores, como Denatran, Receita Federal, Prefeituras, cadastro do eSocial, cartórios e governos.
Na retaguarda do processo, o onboarding digital se integra a aplicações e regras de negócios voltadas para a segurança e a gestão de pessoal. Esta digitalização facilita a automação de atividades típicas de RH, como o controle da jornada, o acompanhamento de performance, cálculos de remuneração, comissões, férias e a configuração de recursos de produção (localização do colaborador no prédio, equipe, mobiliário, endereços de email, senhas, terminais de acesso etc). A mesma lógica se aplica aos processos de desligamento de funcionários, viabilizando o bloqueio automático de contas, senhas, bônus, crachás e autorizações de recursos internos.
“Nas quatro primeiras semanas de admissão de um funcionário, sua taxa de produção é em média de apenas 25% do esperado em função de demoras no provisionamento de recursos e engajamento do colaborador em processos que demandam o trâmite de documentação”, afirma Rocca.
Segundo ele, com o registro por imagem remota, essa defasagem desaparece em questão de horas, gerando ganhos de produtividade para a empresa usuária. Uma vez instalada na empresa para a fase de admissão, a tecnologia da Flexdoc pode ser estendida para todos os funcionários, garantindo melhorias na experiência das equipes, o controle inteligente de acesso a informações e recursos de produção e a alimentação de painéis de medição e melhoria de performance.
Durante a pandemia, a tecnologia da Flexdoc vem sendo empregada na interface entre empresas de várias setores e um novo contingente superior a 35 mil funcionários administrativos.
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